Sprawdź opłacalność inwestycji w BI

24 grudzień 2014 Written by 
Published in Artykuły

 

 

 

Sprawdź opłacalność inwestycji w BI

 

poprzednim artykule krytycznie odnieśliśmy się do możliwości wyliczenia ROI dla systemów Business Intelligence i obiecaliśmy przedstawić prostszą metodę określenia rentowności inwestycji.  Na naszej stronie udostępniliśmy również przykładowy kalkulator pozwalający zgodnie z tą metodą wyliczyć efekt finansowy wdrożenia.  Zakładamy, że koszt koszt zakupu licencji dla konkretnego użytkownika musi zostać pokryty przez korzyści finansowe wynikające z wyposażenie tego użytkownika w nowy system BI oraz oszczędności w nakładach pracy tego użytkownika na wykonanie analiz. 

Kiedy znamy koszt licencji, decyzja o jej zakupie dla wybranego pracownika sprowadza się wówczas do odpowiedzi na pytania: 

• jaka wielkość obrotu jest pod kontolą tego pracownika?

• jakiej poprawy jego efektywności możemy się spodziewać?

• jak zmniejszy się koszt jego pracy związanej z wykonywaniem analiz?

 

 Przykładowo, jeśli jeden z działów generuje roczny obrót w wysokości 500 tys., a dzięki sytemowi BI, kierownik poprawi rentowność sprzedaży poprawi się o 1%, to osiągniemy korzyść finansową w wysokości 5 tys. Dodatkowo, jeśli dzięki nowocześniejszemu systemowi, kierownik poświęci dziennie 15 min mniej pracy, to przy jego miesięcznym wynagrodzeniu brutto 10 tys. oszczędzimy rocznie ok. 5.7 tys. To daje nam łączną korzyść 10.7 tys., która pokryje koszt licencji.

Próbując oszacować efektywność wdrożenia, musimy wziąć pod uwagę:

  •  • Koszty związane z zakupem licencji, sprzętu, wdrożeniem, supportem i aktualizacjami
  •  • Oszczędności w kosztach pracy z tytułu zmiany systemu na bardziej ergonomiczny
  •  • Zyski wynikające z poprawy jakości analiz

W bardzo dużym uproszczeniu możemy przyjąć, że w średniej wielkości polskim przedsiębiorstwie działającym na kilkunastoprocentowej marży, system BI kosztujący 5 tys/użytkownika powinien być dostępny dla każdego pracownika kontrolującego obrót w wysokości ponad 300 tys. rocznie.

W mniejszym uproszczeniu, oprócz licencji musimy policzyć pozostałe koszty składające się na TCO – łaczny koszt posiadania. Musimy również realistycznie oszacować spodziewaną poprawę rentowności sprzedaży. Najbardziej oczywistymi źródłami poprawy zyskowności mogą być: 

 

  • • Identyfikacja nieefektywnych procesów i segmentów sprzedaży
  • • Identyfikacja zbędnych kosztów i wyeliminowanie defraudacji
  • • Rozpoznanie nowych szans na zwiększenie marży
  • • Usprawnienie planowania i kontrola budżetów

 

Opisane podejście może być oczywiście obarczone błędem szacowania zysków i oszczędności. Błąd ten jednak nie będzie znacząco przewyższał błędu dokładniejszych metod, ponieważ, jak wskazałem w poprzednim artykule rentowność wdrożenia BI jest z natury trudno mierzalna i przypomina nieco próbę mierzenia stodoły suwmiarką. Nie jest to ani precyzyjne, ani tanie ani potrzebne. Nie chodzi nam przecież o dokładne kalkulację korzyści finansowych, jak w przypadku działalności operacyjnej, lecz jedynie określenie wartości progowych, które wskażą, czy i jak bardzo powinniśmy angażować się w tego typu projekt.

 

Zwrot z inwestycji w BINa naszej stronie udostępniliśmy prosty kalkulator w formie analizy what-if opracowanej w Tableau, która pozwoli wstępnie oszacować efekt finansowy wdrożenia BI po roku od uruchomienia operacyjnego. Ponieważ promujemy szybko wdrażalne rozwiązania typu „rapid fire BI”, pominęliśmy czas wdrożenia a dla uproszczenia przykładu  zignorowaliśmy również zagadnienia związane z wartością pieniądza w czasie.  Uwzględniamy korzyści wynikające z poprawy efektywności pracy menadżera i oszczędności związanych z kosztami jego pracy.  Zyski są tym wyższe im większy jest obrót kontrolowany przez menadżera używającego systemu, a oszczędności proporcjonalne do wielkości jego wynagrodzenia. Inwestycja zwraca się, gdy wszystkie korzyści pokryją łączny koszt posiadania systemu w zadanym okresie. Analiza odpowiada na pytanie, czy zakup licencji dla wybranego pracownika jest uzasadniony. Z naszych symulacji wynika, że dla małej firmy i systemów „wagi lekkiej” jak QlikView i Tableau, korzyści z wdrożenia pokrywają nie tylko koszt licencji ale całkowity koszt posiadania już w pierwszym roku od zakupu.

Użytkownicy Tableau mogą ściągnąć sobie nasz przykład i uzupełnić o własne parametry i matematykę finansową. Wersję testową Tableau można pobrać ze strony producenta. 

W dalszej części naszych rozważań o rentowności  systemów BI omówimy dokładniej źródła kosztów i potencjalne korzyści płynące z wdrożenia.

© Wojciech Szyprowski, PMP

Read 4687 times Last modified on poniedziałek, 31 sierpień 2015 10:19
Rate this item
(1 Vote)

Leave a comment

Make sure you enter the (*) required information where indicated. HTML code is not allowed.

O nas

Jesteśmy grupą niezależnych konsultantów i twórców rozwiązań informatycznych w obszarze ERP, BI, CRM, BPMS i B2B.

Dane kontaktowe

Adres:
02-078 Warszawa,
Tel:
ul. Krzywickiego 2/1
Tel:
+(48) 22 666 97 71
Kom.:
+(48) 502 728 001
Kom.:
+(48) 604 586 470
E-Mail:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Website:
www.quereo.pl

Galeria

JoomShaper