Skuteczne wdrożenie BI

24 grudzień 2014 Written by 
Published in Artykuły

 

 

 Skuteczne wdrożenie Business Intelligence

 

Nasze doświadczenia wskazują na trzy główne przyczyny niepowodzeń we wdrożeniach systemów klasy Business Intelligence, które są specyficzne dla tej klasy rozwiązań i nie pojawiają się w krytycznej skali podczas implementacji oprogramowania ERP:

  1. Zbyt duże obciążenie technologiczne

  2. Niewykorzystane możliwości

  3. Ergonomia pracy użytkownika końcowego


1.Zbyt duże obciążenie technologiczne

Klasyczna technologia BI opiera się na skomplikowanej architekturze, zbudowanej z wielu warstw i elementów.  Dane z bazy źródłowej są pobierane za pośrednictwem zestawu zapytań ETL,  przetwarzane do postaci przydatnej do analiz i zapisywane w oddzielnej bazie zwanej hurtownią danych. Hurtownia danych jako baza relacyjna oraz obsługujący ją serwer nie radzą sobie z szybkim przetwarzaniem wielkiej ilości danych.  Dlatego zanim informacje trafią do użytkownika, są konwertowane do postaci tzw kostek OLAP zebranych w kolejnej bazie danych. Proces pobierania i transformacji danych jest skomplikowany i czasochłonny. Wymaga również dodatkowego oprogramowania i odrębnego serwera. W praktyce oznacza to że:

• Dane mogą być aktualizowane tylko raz na dobę – zwykle w nocy

• Koszt zakupu i serwisowania sprzętu jest wysoki

• Awarie systemu są bardzo częste

 Prezentacja Tableau ERP

Ryc.1.  Alternatywa dla technologii OLAP

 

 

 olap vs lekka waga

Ryc.2.  Technologia OLAP versus rozwiązanie „lekkiej wagi”

Problemy generowane przez każdy z elementów z osobna oraz powstające na ich styku raczej się mnożą niż sumują. Z tego powodu utrzymanie BI opartego na tradycyjnej technologii wymaga wysoko wykwalifikowanego administratora lub akceptacji wysokich kosztów zewnętrznego supportowania.  Koszt taki jest uzasadniony tylko w przypadku rozwiązań korporacyjnych o dużej skali, z kilkudziesięcioma do kilkuset użytkownikami, którzy muszą analizować terabajty danych.

Aby uniknąć ryzyka przeciążenia technologicznego, należy właściwie ocenić skalę wdrożenia, potrzeby wydajnościowe i funkcjonalne. W oparciu o te kryteria trzeba dokonać wyboru między ciężką technologią OLAP a lekkim rozwiązaniem korzystającym bezpośrednio z danych źródłowych. Na rynku dostępne są już systemy wykorzystujące bazy asocjacyjne (QlikView) , bazy „kolumnowe” lub inne struktury zoptymalizowane dla zapytań (Tableau).  Duże możliwości wydajnościowe za rozsądną cenę oferuje nowa wersja MS SQL Server 2012, wykorzystującą tryb tabelaryczny analiz i wyposażona w warstwę prezentacyjną PowerView. Obydwa rozwiązania wykorzystują ultraszybką technologię Analysis in Memory, która imponująco skraca czas oczekiwania na wyniki zapytań. Bazę OLAP można również ominąć wspinając się na wyższą półkę wydajnościową (Vertica, Vector Wise, Teradata itp.), ale to już oznacza ogromne inwestycje.

 

2.Niewykorzystane możliwości

Kompetencje oferentów BI koncentrują się zwykle na zagadnieniach technicznych. Systemy te widziane są przez sprzedających i większość użytkowników jako zaawansowane narzędzie do raportowania.  Często ignorowane jest ich podstawowe przeznaczenie: wspomaganie zarządzanie efektywnością przedsiębiorstwa. Systemy BI i CPM powinny umożliwiać mierzenie efektywności w różnych, powiązanych ze sobą perspektywach, na różnych poziomach zarządzania oraz ułatwiać identyfikację przyczyn sukcesów lub niepowodzeń.  Zaawansowane rozwiązania dostarczają takich informacji nie tylko post factum, ale pozwalają je również prognozować. To podejście wykracza daleko poza klasyczne wykresy prezentujące mniej lub bardzej wiarygodną marżę w podziale na asortyment, klientów i handlowców.

Informacja o kluczowych klientach lub towarach jest łatwo dostępna w prostym systemie raportowania, ale oprócz zaspokojenia ciekawości menadżerów,  nie pozwala odkryć przyczyn sukcesów i niepowodzeń ani podjąć skutecznych działań. Właściwie skonfigurowane analizy powinny wskazać raczej na klientów i towary, które posiadają duży, ale nie wykorzystany potencjał marżowy, bądź ich dochodowość staje się zagrożona. Połączenie zaawansowanych analiz jak ABC, RFM,  rentowności zapasów stwarza tu ogromne możliwości. W klasczynych rozwiązaniach integracja tych narzędzi analitycznych jest albo niemożliwa, albo znacznie wykracza poza czas jaki może na nie poświęcić manager.

Osoby decydujące o wyborze rozwiązania informatycznego  nie  zawsze zdają sobie sprawę z celów biznesowych firmy i sposobu ich mierzenia. Brak wiedzy analitycznej zespołu wdrożeniowego powoduje zaniżenie poziomu wymagań funkcjonalnych i kieruje je w niewłaściwą stronę – zwykle dublując możliwości zwykłych narzędzi raportujących.  W efekcie nabywcy ponoszą koszty funkcjonalności, których nie potrzebują a jednocześnie nie potrafią wykorzystać cech potencjalnie przydatnych. W obydwu przypadkach zwrot z inwestycji pozostaje na bardzo niskim poziomie.

Dobrym remedium na powyższe problemy jest zaangażowanie zarządu firmy w proces selekcji ofert i wdrożenia. Zarządzający nie tylko są głównymi użytkownikami systemów wspomagających podejmowanie decyzji, ale przede wszystkim potrafią określić cele projektu wdrożeniowego odnosząc je do strategicznych celów biznesowych. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest znalezienie profesjonalnego partnera - niezależnej firmy doradczej lub dostawcy oferującego kilka alternatywnych produktów. Ważne, aby partner wdrożeniowy łączył kompetencje techniczne z wiedzą merytoryczną w obszarze zastosowań BI.

3.Bariera ergonomii

Kłopotliwą specyfiką systemów BI jest to, że podczas wyboru rozwiązania każdy z oferentów może odpowiedzieć  twierdząco na dowolne pytanie o funkcjonalność.  Co ciekawsze, pozytywnych odpowiedzi na większość  wymagań może również udzielić dostawca klasycznego narzędzia raportującego lub arkusza kalkulacyjnego. Różnica między systemami, na które warto wydać pieniądze, a tymi, które mimo poniesionych kosztów nigdy nie będą używane jest bardzo subtelna: polega na łatwości dostępu do informacji.  Ten najmniej zauważalny czynnik sukcesu jest jednocześnie najbardziej zabójczy. 

Wiedzę o przyczynach spadku marży można uzyskać poświęcając parę godzin na wygenerowanie kilku wydruków i porównywanie zawartych w nich informacji. Jednak czy dla menadżera będzie to właściwie wykorzystany czas? Zniechęcenie nastąpi prawdopodobnie już po kilku tygodniach, a koszt poniesiony na wdrożenie systemu nigdy się nie zwróci. Problem ten nabiera krytycznego charakteru w przypadku, gdy w jednej analizie musimy wykorzystać kilka źródeł danych. Jeśli np. chcemy analizować wyniki finansowe na tle budżetu w odniesieniu do danych sprzedażowych, to zazwyczaj  musimy skorzystać z dwóch lub trzech źródeł – zestawienia obrotów i sald z modułu finansowego, transakcji z modułu handlowego i być może budżetu rejestrowanego w arkuszu kalkulacyjnym. Nawet jeśli posiadamy tradycyjny system BI,  te informacje przechowywane są prawdopodobnie w oddzielnych „kostkach” analitycznych i automatyczne zebranie ich do jednej tabeli przestawnej jest niemożliwe.  W ten sposób, mimo poniesiona dużych wydatków na system Business Intelligence, spędzamy długie wieczory ze starym znajomym: Excelem, nigdy nie będąc pewni wiarygodności danych.

 too much time at the computer

 

 

 Tym, czego musimy wymagać od nowoczesnego BI jest łatwość dostępu do informacji kluczowych dla efektywności przedsiębiorstwa z możliwością drążenia przyczyn obecnych oraz przewidywania przyszłych zjawisk. Analizy skonfigurowane w formie pulpitów menadżerskich pozwalają każdego dnia skontrolować  w ciągu kilku minut bieżącą kondycję firmy. 

Ergonomię rozwiązania można zweryfikować korzystając z referencji i wdrożenia pilotażowego. Doświadczenie firm z branży i o podobnej wielkości, które dłużej korzystają z tego samego oprogramowania jest bezcenne, lecz obarczone ryzykiem błędu statystycznego. Najprostszym, syntetycznym i wiarygodnym źródłem referencji są raporty firmy Gartner , aktualizowane dla systemów klasy BI co roku w lutym. Szczególną wartość referencyjną mają ankiety wypełniane dla  Gartnera przez setki firm. Nowoczesne, „nie-olapowe” rozwiązania wagi lekkiej w opinii użytkowników biją na głowę całą tradycyjną konkurencję.

Wdrożenie pilotażowe, mimo że generuje pewien koszt, pozwala na ocenę systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Nie wymaga zakupu licencji i w przypadku niepowodzenia ogranicza do minimum koszty usług. Są one tym mniejsze, im prostsza technologia rozwiązania. Nie do przecenienia są pod tym względem systemy nie wymagające klasycznych hurtowni danych oraz omijające standardową wielowarstwową technologię.  

 

3.Podsumowanie

Wszystkie opisane ryzyka ujawniają się zbyt późno – po zakupie systemu. Żaden z trzech problemów nie występuje na etapie wyboru rozwiązania.  Prezentacje nie ujawniają niedogodność technologicznych, ani ergonomicznych. Kłopoty manifestują się z całą mocą dopiero po operacyjnym uruchomieniu systemu i rozpoczęciu pracy przez użytkowników innych, niż wyspecjalizowani konsultanci. 

Chcąc odnieść sukces przy wyborze i wdrożeniu systemu klasy BI trzeba przede wszystkich określić wymagania i cele inwestycji odnosząc je do strategicznych celów biznesowych. Cele strategiczne powinny być zdekomponowane na wspierające je cele operacyjne. Następnie należy dobrać technologię odpowiednią dla skali przedsięwzięcia oraz przetestować rozwiązanie przed zakupem. Większość z tych postulatów można spełnić korzystając z niezależnego doradztwa lub wybierając na partnera dostawcę oferującego kilka różnych produktów. Świadomość specyficznych dla systemów BI ryzyk ma tu kluczowe znaczenie.

© Wojciech Szyprowski, PMP

 

Read 4764 times Last modified on środa, 24 grudzień 2014 14:52
Rate this item
(0 votes)

Leave a comment

Make sure you enter the (*) required information where indicated. HTML code is not allowed.

O nas

Jesteśmy grupą niezależnych konsultantów i twórców rozwiązań informatycznych w obszarze ERP, BI, CRM, BPMS i B2B.

Dane kontaktowe

Adres:
02-078 Warszawa,
Tel:
ul. Krzywickiego 2/1
Tel:
+(48) 22 666 97 71
Kom.:
+(48) 502 728 001
Kom.:
+(48) 604 586 470
E-Mail:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Website:
www.quereo.pl

Galeria

JoomShaper