Quereo Blog

Blog poświęcony zarządzaniu projektami IT, systemom BI, ERP i CRM

  • Home
    Home This is where you can find all the blog posts throughout the site.
  • Categories
    Categories Displays a list of categories from this blog.
  • Login
    Login Login form

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz. 4

Posted by on in ERP
  • Font size: Larger Smaller
  • Hits: 981
  • 0 Comments
  • Subscribe to this entry
  • Print

Analizując bezpieczeństwo wdrożenia systemu ERP przyglądaliśmy się dostawcy usług, metodyce wdrożeniowej i staraliśmy się zbudować zespół dla projektu.

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz.1

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz.2

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz. 3

W ostatniej części zajmiemy się tym, co dla bezpieczeństwa projektu kluczowe - ryzykiem. 

 

Przeanalizuj ryzyko przed rozpoczęciem wdrożenia 

Firmy wdrażające systemy ERP unikają jawnej analizy ryzyka z dwóch powodów: braku wiedzy dotyczącej ryzyka oraz z przyczyn marketingowych. Wśród optymistycznie nastawionych managerów ryzyko jest „passe”, budzi panikę wśród oferujących system handlowców, a kierownicy projektów nie chcą być posłańcami złych wieści. Obowiązuje ogólna reguła, że ryzyko w pierwszych etapach projektu jest słowem zakazanym. W kolejnych etapach staje się słowem niepotrzebnym – na jego analizę jest już za późno. Pozostaje tylko łagodzenie skutków i ponoszenie rosnących kosztów. 

Plan zarządzania ryzykiem to specyfikacja wszystkich pułapek jakie mogą zepsuć wdrożenie wraz ze sposobami ich unikania i reagowania na trudne sytuacje. Systematyczna ocena i kontrola ryzyka to wyższa szkoła jazdy i wielu firmom brakuje w tej dziedzinie dobrych praktyk. Jest mało prawdopodobne, że dostawca usług wdrożeniowych aktywnie poinformuje klienta o zagrożeniach na etapie przedsprzedażnym. Wiele umów wdrożeniowych dopuszcza rezygnację z wdrożenia i zakupu systemu po etapie analizy. W tym przypadku ujawnianie zagrożeń przez dostawcę może być obarczone konfliktem interesów. Na otwartość mogą sobie pozwolić tylko firmy przestrzegające wysokich standardów zarządzania projektami.

Dopóki takie podejście nie jest powszechne, klienci zdani są na własną analizę ryzyka. Tutaj po raz kolejny możemy się odwołać do istniejącej bazy wiedzy i schematów. Dla powtarzalnych projektów, jakimi są wdrożenia gotowego oprogramowania źródła zagrożeń i sposoby ich unikania są podobne. Doświadczeni dostawcy usług oraz konsultanci mogą dostarczyć odpowiedniej wiedzy, pod warunkiem, że projekt realizowany jest w atmosferze zaufania i otwartości.

Na wypadek jednak, gdyby gry handlowe z usługodawcą odbywały się w innej atmosferze , w kolejnym artykule podzielimy się z czytelnikami wiedzą tajemną o sposobach omijania pułapek i dostarczymy gotowy schemat analizy ryzyka.

 

Nieodłącznym elementem analizy ryzyka są rezerwy budżetowe przypisane do całego projektu lub poszczególnych jego etapów. Ponieważ budżet tworzony jest na etapie negocjacji handlowych często w oparciu o wycenę typu „fixed price”, dostawca usług umieszcza w nim rezerwy w sposób niejawny. Rezerwy uwzględniane są w stawce za roboczodzień lub cenie poszczególnych etapów projektu. Takie podejście zazwyczaj jest wymuszone na firmach wdrożeniowych przez klienta. Tymczasem z natury projektów wynika, że rzeczywisty zakres prac i związany z nim budżet zawsze wykazują odchylenia od wartości planowanych. Projekty bez odchyleń po prostu nie istnieją. Jawność rezerw chroni inwestora przed niebezpieczeństwem przekroczenia budżetu i zwiększa szansę osiągnięcia celów związanych z zakresem funkcjonalnym i jakością wdrażanego systemu. Jest ona w interesie klienta chociażby dlatego, że pozwala mu kontrolować koszty przez ustalenie zasad wykorzystywania środków rezerwowych.

Z drugiej strony, jeśli w trakcie negocjacji cenowych wykonawca zostanie przyparty do muru i obetnie swoje niejawne rezerwy, z całą pewnością odbije się to negatywnie na zakresie lub jakości wykonywanych prac. Bez względu na zapisy umowy, strona ponosząca straty nie będzie realizowała projektu w sposób satysfakcjonujący kontrahenta. Istnieje wiele metod szacowania rezerw czasowych i finansowych. Jedną z nich jest analiza PERT, która w sposób łatwy i stosunkowo wierny pozwala przewidzieć realny czas oraz rzeczywisty koszt na poziomie całego projektu. 

Rozpoczynając wdrożenie pamiętaj o następujących zasadach: 

  1. zadbaj o jawność oceny ryzyka i ustal rezerwy
  2. analizę ryzyka umieść planie wdrożenia
  3. oszacuj poziomy ryzyka na podstawie prawdopodobieństwa i skutków
  4. ustal sposoby reagowania na ryzyko i zasady wykorzystania rezerw
  5. skoncentruj się na niestandardowych rozwiązaniach

Zadaniem odbiorcy usług wdrożeniowych jest nakłonienie dostawcy do przestrzegania powyższych reguł. 

 

Regularnie kontroluj ryzyko 

Uczulenie zespołu wdrożeniowego na ryzyko na początku projektu nie wystarczy aby uchronić się przed nieoczekiwanymi wydarzeniami. Idealnym rozwiązaniem jest uwzględnienie w harmonogramie projektu spotkań oceniających stan wdrożenia, na których jednym z poruszanych zagadnień będzie ocena ryzyka. Kierownicy po obu stronach wdrożenia mogą wspólnie przejrzeć przygotowaną na etapie planowania zestawienie ryzyka i zweryfikować aktualny poziom zagrożenia. Jeśli lista zostanie uporządkowana wg malejącego poziomu ryzyka staje się gotowym narzędziem do śledzenia zagrożeń o najwyższym priorytecie. Oczywiście w miarę postępu wdrożenia wiedza o ryzyku rośnie i lista może być uzupełniana, jednak w trwających kilkanaście tygodni projektach rzadko jest to praktykowane. 

Obowiązującą zasadą jest wzajemne informowanie się stron o zdarzeniach, które są związane z ryzykiem. Kierownik wdrożenia ze strony klienta powinien np. poinformować kierownika projektu o zmianie na stanowisku głównej księgowej, a kierownik projektu zrewanżować mu się informacją o zmianie konsultanta wdrożeniowego. Dzięki temu będzie można z wyprzedzeniem uruchomić działania zaradcze zmieniając harmonogram prac lub planując dodatkowe szkolenia.

Monitorowanie ryzyka na podstawie hierarchicznej listy jest doskonałym narzędziem dla organizacji, które zaadaptowały metodę zarządzanie przez wyjątki. Ustalone w liście priorytety pozwalają unikać mikrozarządzania i koncentrować się na kluczowych czynnikach sukcesu. 

Aby kontrolować ryzyko przez cały cykl życia projektu: 

  1. ustal zasady komunikacji i reguły bieżącego informowania o zagrożeniach
  2. zaplanuj regularne spotkania organizacyjne uwzględniające ocenę ryzyka
  3. koncentruj się na priorytetach wskazanych na liście ryzyka

 

Podsumowanie 

Wiedza techniczna jest niezbędna ale niewystarczająca do skutecznego wdrożenia systemu informatycznego. Statystyki wskazują, że wdrożenia systemów zarządzania przedsiębiorstwem są obarczone wysokim ryzykiem. O powodzeniu decydują kwalifikacje zespołu oraz metodyka zarządzania projektem wdrożeniowym. W przypadku systemów ERP obejmujących swoją funkcjonalnością wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa, ilość kontrolowanych podczas wdrożenia zagadnień oraz liczba źródeł ryzyka jest bardzo duża. Zarządzający projektami chcąc uniknąć mikrozarządzania muszą skoncentrować się na problemach kluczowych dla powodzenia wdrożenia. Identyfikację zagrożeń ułatwia lista typowych źródeł ryzyka, która na etapie planowania musi być zweryfikowana pod względem prawdopodobieństwa i potencjalnych skutków. Działania zabezpieczające przed skutkami zagrożeń powinny rozpocząć się na etapie wyboru partnera wdrożeniowego, znaleźć odzwierciedlenie w umowie wdrożeniowej i być kontynuowane w trybie stałego monitoringu podczas realizacji projektu.

 

Pozostałe części artykułu znajdują się tutaj:

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz.1

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz.2

Jak bezpiecznie wdrożyć system ERP cz. 3

 

 

Rate this blog entry:

Comments

  • No comments made yet. Be the first to submit a comment

Leave your comment

Guest wtorek, 26 wrzesień 2017

O nas

Jesteśmy grupą niezależnych konsultantów i twórców rozwiązań informatycznych w obszarze ERP, BI, CRM, BPMS i B2B.

Dane kontaktowe

Adres:
02-078 Warszawa,
Tel:
ul. Krzywickiego 2/1
Tel:
+(48) 22 666 97 71
Kom.:
+(48) 502 728 001
Kom.:
+(48) 604 586 470
E-Mail:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Website:
www.quereo.pl

Galeria

JoomShaper